SISTEMA DE FACTURACIÓN

 

La facturación es quizás el punto de contacto con el cliente más amplio en una empresa al registrar lecturas de medidores y entrega de facturas, a través del cual la empresa consolida su imagen y todos aquellos aspectos estratégicos que la condicionan dentro del medio en que trabaja porque permite establecer una comunicación directa entre la empresa y el consumidor, a través de la factura como el principal instrumento de cobranza de los servicios.

 

FUNCIÓN GENERAL

 

Mantener el registro y control de la facturación de los clientes que se encuentran catastrados en el archivo de la empresa. Determinación de los consumos de los clientes, por medio de la lectura de los medidores instalados en las conexiones domiciliarias o por estimación del volumen de agua con base en las características de las unidades de consumo con servicio directo.

 

DISTRIBUCIÓN SECTORIAL Y CÍCLICA DE QUITO

 

La identificación de la ubicación física del predio se lo realiza considerando la distribución física asignada por la EMAAP-Q al área del Distrito Metropolitano de Quito, dividido en ciclos y sectores:

 

Parroquias Urbanas: Corresponden a los ciclos de facturación del 01 al ciclo 18 con sus respectivos sectores. (Desde sector 001 hasta sector 075)

 

  

 

NOMBRES DE SECTORES, BARRIOS, URBANIZACIONES, COOPERATIVAS, ENTRE OTROS DEFINIDOS POR LA EMAAP-Q POR CADA CICLO-CIUDAD

 

CICLO

SECTORES, BARRIOS, URBANIZACIONES, COOPERATIVAS, ENTRE OTROS.

1

 

EL BEATERIO - LA ARCADIA - BA VICTORIA BAJA - COOP PLYWOOD - BA TURUBAMBA - COOP VENECIA - BA ROCIO - BA SAN FERNANDO - CAUPICHU - BA GARROCHAL - BA PAQUISHA - BA FLORENCIA - BA NUEVA AURORA - URB OBRAS PUBLICAS - BA BELLAVISTA - BA NUEVO AMANECER - BA PERLA - BA GUAMANÍ

2

 

CHIMBACALLE - HERMANO MIGUEL - LA MAGDALENA - MARCOPAMBA - TARQUI – VILLAFLORA – CONJ NUEVA AURORA 1 Y 2 – CONJ TERRAZAS PICHINCHA – CONJ VISTA LOMA – CONJ LIBERTADORES – URB BILOXI

3

 

EL TRANSITO - LAS CUADRAS - POTRERILLOS - COOP GIRON - BA DELICIA - BA ESPEJO - BA STA BARBARA - COOP BUCARAN – CONJ IBIZA – CONJ CALICANTO – URB EDESA – CONJ RIVERA – CONJ BOSQUES QUITUMBE

4

 

LULUNCOTO - CHIRIYACU - URB PATRIMONIO FAMILIAR - BA OBRERO INDEPENDIENTE - COOP FUTURO LIBRE BA SAN ISIDRO - BA PEDESTAL – CONJ CIUDAD JARDIN 2 – CONJ PASEOS MADRIGAL – CONJ PIERRE HITTI

5

 

 

LA CONCORDIA - PUCARA - BA NUEVA LOJA - BA FRANCO MENDEZ - BRETAÑA - CONJ GIRASOLES - BA QUITUS COLONIAL - COOP LIBERTAD Y JUSTICIA - COOP PUEBLO UNIDO - URB ISLA JARDIN - BA SAN BLAS- NUEVOS HORIZONTES -BA SAN MARTIN PORRES - BA VIRGEN DEL QUINCHE - BA AYMESA - TREBOLES DEL SUR – CONJ CONDE – CONJ HAB VERGEL – COP ALVAREZ BARBA – URB SANTA GLORIA – COOP TAMBO INCA

6

 

 

CHILLOGALLO - LA BALVINA - URINSAYAS - BA LUCHA DE LOS POBRES - BA PARAISO - COOP PUEBLO UNIDO - URB TURUBAMBA - BA VENCEREMOS - BA STA ROSA - BA PORVENIR - COOP BUENA VENTURA –CONJ PALERMO – CONJ PONTEVEDRA – CONJ CASA SUYA – URB COMERCIO – COOP UNION CARCHENSE

7

 

 

FERROVIARIA - GUAJALÓ - SANTA RITA - BA MERCED -CONJ CHIRIYACU - BA TARQUI - BA PRADERA - URB SAN BARTOLO -BA ORANGINE -BA RANCHO PINOS - BA ORIENTE QUITEÑO - CONJ CHILLOGALLO - URB COMERCIO CONJ BELEN SUR – CONJ HIERBABUENA – COOP LUZ AMERICA – CONJ VILLA REAL – COOP MARISCAL SUCRE

8

 

EL BATAN - BELLAVISTA - GUAPULO - LA FLORESTA - LA VICENTINA – CONJ PORTON CADIZ – CONJ HAB PERLOREY – CONJ VILLALOMA – CONJ TORRES NORTE – COND CARNELL – CONJ GRANADOS

9

 

IÑAQUITO - LA CAROLINA - LA PRADERA - LA COLON - LA PAZ - MARISCAL SUCRE- BELISARIO QUEVEDO – CONJ SELVA ALEGRE – CONJ JARDIN – COND PICHINCHA 

10

 

SAN CARLOS - AEROPUERTO - COCHAPAMBA - EL INCA - SAN CARLOS – CONJ PEDREGAL – CONJ PORTAL NORTE – CONJ SOLARES INCA -  CONJ CORDILLERA – CONJ TORRES CONSTELACIÓN – CONJ SUDERLAND

 

11

 

EL PINTADO - SAN BARTOLO – SOLANDA – CONJ LAGLA – CONJ CANDELARIA – URB RUMIÑAHUI

12

 

MANOSALVAS - SAN SEBASTIAN - EL PANECILLO - SAN ROQUE - LA COLMENA - LOS DOS PUENTES - SANTA ANA - ALPAHUASI – ATAHUALPA – CONJ VICTORIA – CONJ PORTAL CHIMBACALLE – URB ECASA

13

 

CHAUPICRUZ - KENNEDY – RUMIPAMBA – CONJ VISTA HERMOSA – CONJ PUEBLO NUEVO – CONJ CALIFORNIA ALTA – CONJ ALCAZAR OCCIDENTE – CONJ BALCONES GRANJA – CONJ CALLE VIEJA – COND BONANZA

14

EL COLEGIO - EL ROSARIO – COTOCOLLAO – CONJ 2000 – CONJ PUEBLO ESPAÑOL – CONJ REAL AUDIENCIA

15

GONZALEZ SUAREZ - EL TEJAR - SAN JUAN - AMERICA - LARREA - EL BELEN - EUGENIO ESPEJO - ITCHIMBÍA –MIRAFLORES – CONJ JUAN FRANCISCO VACA – CONJ COMERCIAL HEMISFERIO – COOP SAN JUAN BOSCO

16

 

SAN ISIDRO DEL INCA - COLLALOMA - ANASAYAS - LA VICTORIA – CONJ TULIPANES – CONJ BERKLEY – CONJ SOL MIAMI – CONJ CASA LINDA – CONJ ELOY ALFARO – CONJ ALELIES – CONJ ESCORIAL – COOP MINACHO

17

CONDADO ALTO - CONDADO BAJO – CONJ ALBORADA – CONJ PARQUE CENTRAL - CONJ PIEDRAS NEGRAS 

18

 

CARCELEN - CARRETAS - COMITÉ DEL PUEBLO – CONJ COMUNIDAD CRISTIANA – CONJ ALEGRIA URABA – URB LIRIOS – URB MASTODONTES – CONJ ATLANTICA – CONJ PORTALES DEL NORTE – URB JERVIS 

 

Parroquias Suburbanas: Corresponden a sectores pertenecientes a los ciclos de facturación 19 y 20:

 

Ciclo 19.- Los sectores de Cumbayá (405), Tumbaco (410) y Conocoto (510).

Ciclo 20.- Los sectores de San Antonio (605), Pomasqui (610) y Calderón (705).

 

Parroquias Rurales: Corresponden a los sectores que conforman los ciclos de facturación 19 y 20 a excepción de los considerados como parroquias suburbanas.

 

CICLOS Y SECTORES DE PARROQUIAS

CICLO 19

CICLO 20

NOMBRE

N° SECTOR

NOMBRE

N° SECTOR

PUEMBO

305

SAN ANTONIO

605

PIFO

310

POMASQUI

610

TABABELA

315

CALDERON

705

YARUQUI

320

LLANO CHICO

710

CHECA

325

ZAMBIZA

715

EL QUINCHE

330

NAYON

720

GUAYLLABAMBA

335

LLOA

805

CUMBAYA

405

PUELLARO

905

TUMBACO

410

PERUCHO

910

GUANGOPOLO

505

CHAVEZPAMBA

915

CONOCOTO

510

ATAHUALPA

920

ALANGASI

520

SAN JOSE MINAS

925

LA MERCED

525

CALACALI

930

AMAGUAÑA

530

NONO

940

PINTAG

535

NANEGAL

945

 

 

NANEGALITO

950

 

 

GUALEA

955

 

 

PACTO

 

 

 

FACTURACIÓN MENSUAL Y CÍCLICA

 

La facturación de consumos es mensual y está definida como cíclica (cada ciclo compuesto por un conjunto de sectores y barrios) distribuidos de la siguiente manera:

 

CIUDAD:                      18       Ciclos de facturación ( del 01 al 18 )

PARROQUIAS:               2        Ciclos de facturación ( 19 y 20 )

OFICIALES:                   1        Ciclo (Cuentas de Clientes Oficiales)

 

  

 

 

 

 

 

TIPOS DE FACTURACIÓN

 

Existen dos tipos de facturación que realiza la EMAAP-Q:

 

1. Facturación Inmediata: Para la ciudad de Quito.

2. Facturación Tradicional: Para las parroquias suburbanas y rurales.

 

Ø  FACTURACIÓN INMEDIATA.

 

La EMAAP-Q, ha considerado necesario implantar nuevas tecnologías con el uso de la informática aplicada al manejo de los usuarios, con la misión particular de facturar los consumos de agua potable en el mismo momento en que se realiza la lectura del medidor. Por esta razón, a partir del 2 de febrero de 2008 se encuentra en funcionamiento el nuevo sistema de Facturación Inmediata.

 

PROCESO CON FACTURACIÓN INMEDIATA

 

 

Este sistema consiste en tomar la lectura del medidor del consumo de agua potable de todo el mes, anotarla en la “Terminal Portátil de Lectura” (TPL) previamente cargada con los datos del cliente y del medidor, además de datos de facturación del mes (cargos fijos, contratos, multas, ajustes, saldos atrasados, etc) y las funciones de cálculo correspondientes, los que luego de ser procesados y utilizando formularios preimpresos en una impresora portátil se imprime la factura en tiempo real en el domicilio del cliente, de tal manera que el consumidor puede comprobar que la lectura de su factura, sea la misma que refleja el medidor.

 

 

 

 

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN INMEDIATA.

 

 

 

 

 

 

 

VENTAJAS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN INMEDIATA

 

 

 

 

OPINIÓN DE LOS CLIENTES DEL NUEVO SISTEMA DE FACTURACIÓN INMEDIATA

 

 Ø   FACTURACIÓN TRADICIONAL

 

 

PROCESO CON FACTURACIÓN TRADICIONAL

 

 

Este Sistema de Facturación se la mantiene en las seis parroquias suburbanas que son: Conocoto, Tumbaco, Cumbayá, Calderón, San Antonio de Pichincha y Pomasqui,  y en las parroquias rurales del Distrito Metropolitano de Quito tales como: Puembo, Pifo, Tababela, Yaruqui, Checa, El Quinche, Guayllabamba, Alangasí, La Merced, Amaguaña, Píntag, Llano Chico, Zambiza, Nayón, Lloa, Puéllaro, Perucho, Chavezpamba, Atahualpa, San José de Minas, Calacalí, Nanegal, Nanegalito, Gualea, y Pacto.

 

PROCESOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN TRADICIONAL.

 

Ø  TOMA DE LECTURAS DE MEDIDORES.

Ø  EMISIÓN DE FACTURAS.

Ø  CONTROL DE LA EMISIÓN DE FACTURAS.

Ø  ENTREGA DE FACTURAS.

 

Ø  TOMA DE LECTURAS DE MEDIDORES.

 

PROCESO DE LOTEO DE RUTAS

 

El Sistema Informático define el ciclo de acuerdo a un calendario de facturación predeterminado e ingresado al Sistema Comercial de la Empresa. Asigna un número de lote por ruta de recorrido, que permite su identificación en el sistema y facilita la emisión de listados y el posterior ingreso de las lecturas capturadas así como el proceso de crítica de consumos (prefacturación).

 

PROCESO DE TOMA DE LECTURAS

 

En este proceso, la Empresa, tiene contacto directo y permanente con los predios de los clientes, pues al existir aparatos de medición de flujos (hidrómetros o medidores de agua), estos deben ser “medidos” o “leídos”, lo que quiere decir que para llegar a saber con exactitud la cantidad de metros cúbicos de agua potable consumidos por un cliente en un determinado período se requiere verificar y anotar en reportes (listados), la cantidad que consta en el  registro del medidor.

 

Cada inspector o lector es guiado mediante una ruta de recorrido previamente establecida, graficada y proporcionada por el Subsistema de Catastro, en cuyo reporte constarán los medidores a ser leídos, así como también los datos de ubicación del predio, nombres del propietario, número de cuenta y demás datos relativos al medidor.

 

PROCESO DE INGRESO DE DATOS

 

Las lecturas de consumo y la información obtenida en el campo, se digitan en un archivo predeterminado

 

PROCESO DE REAPLICACIÓN DE LECTURAS

 

La inconsistencia que refleja la información, como lecturas mal tomadas, códigos de no lecturas (cuando no ha sido posible tomar la lectura del medidor de consumo, por diversos motivos), es reaplicada con un equipo de personal especialmente capacitado para el efecto. Este equipo obtiene la información trabajando en horarios normales y fines de semana

 

PROCESO DE PREFACTURACIÓN

 

Luego de verificada la información capturada e ingresada al archivo de lecturas se procede a regular las cuentas que presentan inconsistencia en mayor o menor cantidad al promedio mensual de consumo que dispone la cuenta, así también a aquellas que reflejan cero metros de consumo. Esta verificación se realiza por cada una de las cuentas que presentan el problema. A todas aquellas se procede a cambiar los promedios de consumo con la finalidad de que la facturación sea mas consistente.

 

PROCESO DE DETERMINACIÓN DE LOS CONSUMOS.

 

Los consumos de los medidores de agua potable (

que son instrumentos de precisión que registran gota a gota el agua que pasa desde la Red de Distribución hasta el interior del inmueble) son registrados y para efectos del cobro de servicios, el consumo de agua será determinado:

 

·         Por el volumen registrado por el respectivo medidor domiciliario.

·         Por el volumen estimado como consumo probable en la instalación domiciliaria, cuando no se tenga instalado un medidor.

·         La lectura de los medidores es básica para el cobro justo de los consumos efectuados.  Las lecturas son realizadas por lectores idóneos que garantizan su exactitud y confiabilidad.

·         Antes de ser facturados, los consumos son sometidos a una crítica para determinar su normalidad, comprobar su exactitud y asegurar el cobro correcto de los servicios.

 

PROCESO DE FACTURACIÓN

 

Este proceso comprende todas las operaciones necesarias para la creación,  actualización y cancelación de las cuentas de los consumidores, y para el cálculo, ingreso y registro de la cuenta correspondiente de todos los valores provenientes, ya sea por la prestación directa de servicios así como de los pagos hechos por cada consumidor.  Este proceso tiene una trascendencia fundamental, pues con base en sus resultados se puede dar fe pública y establecer la legalidad de todos los documentos y acciones que de él se deriven.

 

Ø  EMISIÓN DE FACTURAS

 

Es el conjunto de operaciones que se realizan para expresar los valores que debe cobrarse a cada consumidor, en un documento denominado factura.

 

Cuando la factura contiene como valor a ser pagado, solamente el correspondiente a los servicios y otras deudas ocurridas durante el período correspondiente al ciclo inmediatamente anterior (un mes), se denomina “facturación simple”.  Cuando la factura contiene el valor del saldo deudor acumulado y ésta cancela todas las facturas anteriores, el proceso que la produce se llama “facturación con arrastre de la deuda”.

 

No obstante que en la facturación simple el saldo deudor no forma parte del valor total de la factura, es mucho más conveniente que en ésta aparezca como información para hacer presente la situación de atraso y se señale el número de meses o períodos en los que se halla vencido el cliente.  

 

Ø  CONTROL DE LA EMISIÓN DE LA FACTURACIÓN

 

Este control tiene por finalidad asegurar la facturación para su posterior cobranza del valor de los servicios prestados por la empresa, a todos los clientes.  Se efectúa de la siguiente manera:

 

·         Verificando que el número de facturas emitidas por sector o ciclo de cada localidad y por características (categorías, agrupaciones, vencimientos), coincida con el número de consumidores en actividad registrados en el catastro respectivo.  Para esto es necesario mantener el registro del número de cuentas en actividad y ejercer el correspondiente control sobre los totales de nuevas cuentas, cancelaciones y supresiones.

 

¨       Revisando la exactitud y correcta presentación del contenido de las facturas, mediante inspección y confrontación de una muestra de la facturación, para garantizar la veracidad de la cobranza justa de los valores correspondientes.

 

Ø  ENTREGA DE FACTURAS A DOMICILIO

 

La entrega comprende una serie de operaciones que permiten entregar a cada consumidor, la factura de manera oportuna y eficaz en la dirección registrada en el catastro.  Al igual que en el proceso de emisión, las complicaciones se presentan con relación al gran volumen de facturas a ser distribuidas.